PN163 - Hysbysiad Preifatrwydd Uned Cybi

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes Gwaith: Ymchwil a gwerthuso
Manylion Cyswllt: Gareth.cooke@torfaen.gov.uk
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Uned CYBI

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cwmpasu casglu a defnyddio data at ddibenion ymchwil a gwerthuso a gynhelir neu a gefnogir gan Gydweithrediad Ymchwil ar Benderfynyddion Iechyd (CYBI) Torfaen. Ariennir CYBI gan y Sefydliad Cenedlaethol ar gyfer Ymchwil Iechyd a Gofal (NIHR), i wella capasiti a gallu ymchwil ar draws y Cyngor, ac i gynnal a chefnogi ymchwil a gwerthuso i wella gwasanaethau er budd cymunedau lleol. Nod CYBI yw cefnogi'r Cyngor i fynd i'r afael â phenderfynyddion iechyd ac anghydraddoldebau iechyd ehangach yn Nhorfaen drwy ddefnyddio ymchwil a thystiolaeth wrth wneud penderfyniadau.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu i ni yn uniongyrchol gennych chi, neu riant/gofalwr ar gyfer rhai sydd dan 16 oed, pan fyddwch yn cymryd rhan mewn astudiaeth ymchwil a gynhelir gan ymchwilwyr CYBI Torfaen, a staff y Cyngor sy'n ymwneud â phrosiectau ymchwil. Rydym yn casglu'r data hwn i ymchwilio a gwerthuso er mwyn deall sut y gallwn wella gwasanaethau ac iechyd a lles cymunedau yn Nhorfaen. 

Efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan feysydd gwasanaeth eraill y cyngor a sefydliadau sy’n bartneriaid, gan gynnwys sefydliadau Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Gwent fel y Bwrdd Iechyd, Heddlu Gwent, Iechyd Cyhoeddus Cymru, ac ati. Os bydd data yn cael ei gasglu gan sefydliadau o'r fath, dim ond at ddibenion ymchwil a gwerthuso er budd Torfaen y bydd hynny. 

Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni caniatâd
  • Cyfweliadau ymchwil
  • Grwpiau ffocws
  • Holiaduron (wedi'u cwblhau yn bersonol neu ar-lein)
  • Arolygon (wedi'u cwblhau yn bersonol neu ar-lein)

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Bydd CYBI Torfaen yn casglu ystod o wybodaeth a fydd yn cael ei phennu gan brosiectau ymchwil penodol, ond dim ond ar gyfer anghenion penodol yr ymchwil y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio. O ganlyniad, bydd y wybodaeth a gesglir yn amrywio o brosiect i brosiect, ond gallai gynnwys: 

  • Enw a gwybodaeth gyswllt
  • Oedran
  • Rhywedd
  • Ethnigrwydd
  • Cyflogaeth
  • Addysg / Cymwysterau
  • Gwybodaeth am iechyd a lles

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Categorïau arbennig o ddata personol

Efallai byddwn yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy'n datgelu barn wleidyddol
  • data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data personol sy'n dangos aelodaeth o undeb llafur
  • data mewn perthynas ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, caiff hwn ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 o GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol, ond dim ond gyda’r staff priodol os yw’n angenrheidiol iddynt gyflawni eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu'n allanol gyda sefydliadau at ddibenion ymchwil a gwerthuso, fodd bynnag, dim ond pan fydd wedi cael ei wneud yn ddienw. Gall y rhain gynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

  • Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan
  • Sefydliadau eraill GPSB
  • Prifysgol De Cymru

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bod gofyn i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Nac ydy

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu’n mynd ar goll, cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Ffeiliau electronig ar weinyddion diogel
  • Bydd data a allai arwain at adnabod unigolion, yn cael ei storio mewn ffolderi electronig sy’n cael eu cyfyngu gan staff y Cyngor. Dim ond aelodau'r tîm ymchwil sydd â gwir angen fydd yn cael mynediad i'r data hwn.
  • Mae data ar ffurflenni papur yn cael ei lan lwytho i weinyddion diogel ac wedi hynny yn cael ei rhwygo ar ddyddiad a bennwyd ymlaen llaw, a fydd yn cael ei rhannu gyda gyfranogwyr ymchwil yn ystod y cyfnod recriwtio, cyn casglu caniatâd gwybodus.

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti  i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae dyletswydd cyfrinachedd hefyd ar bob trydydd parti ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio data neu’n gwaredu arno’n ddiogel, yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd data a allai arwain at adnabod unigolyn yn cael ei storio dros dro cyn y sicrheir ei fod yn ddienw neu fod ganddo ffugenw. Bydd manylion y cyfnod penodol yn cael eu rhannu gyda chyfranogwyr cyn iddynt roi caniatâd gwybodus i gymryd rhan yn yr astudiaeth. Mae hyn yn debygol o fod hyd at fis ar ôl casglu data crai, ee holiaduron, arolygon, recordiadau, trawsgrifiadau.
  • Bydd y data dienw yn cael ei storio am 5 mlynedd ac yna'n cael ei ddileu o ffolderi electronig CYBI. 
  • Yn y pen draw, gellir storio data dienw mewn banc data sy’n eiddo i Gyngor Torfaen, ar gyfer gweithgareddau ymchwil.

Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data?

Nac ydym

Eich hawliau

Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod y canlyniadau os byddwch yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio, a’r goblygiadau i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Gareth Cooke, Pennaeth CYBI Torfaen, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB Gareth.cooke@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn  0330 414 6421  neu e-bost Wales@ico.org.uk. 

Diwygiwyd Diwethaf: 21/05/2025 Nôl i’r Brig