PN160 - Hysbysiad Preifatrwydd Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes gwaith: Cyfathrebu, Ymgysylltiad ac Argyfyngau Sifil Posibl
Manylion Cyswllt: GetInvolved@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Nod yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaetholyw cefnogi cynghorau lleol i wella eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hun a chlywed a deall barn a chanfyddiadau eu preswylwyr.

Mae cynghorau lleol yng Nghymru yn dod o dan ddyletswyddau cyfreithiol niferus ac amrywiol, y mae llawer ohonynt yn gofyn am ymgysylltu rheolaidd a pharhaus â phreswylwyr. Un o nodau craidd yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol yw cefnogi cynghorau lleol i ddiwallu’r dyletswyddau ymgysylltu presennol hyn a dyletswyddau posibl y dyfodol ond, yn bwysicaf oll, gwella eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hun a chlywed a deall barn a chanfyddiadau eu preswylwyr.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Rydym yn casglu ac yn prosesu data pan fyddwch:

  • yn cwblhau o’ch gwirfodd yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol trwy ddolenni digidol a chofnodion papur.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Cyngor yn casglu’r data personol dilynol:

  • Cyfeiriad IP
  • Cod post 
  • Oedran – bandiau 10 mlynedd o 16 hyd at 85+ oed 
  • Rhyw 
  • Hunaniaeth rhywedd 
  • Hunaniaeth genedlaethol  
  • Grŵp ethnig
  • Cyfeiriadedd rhywiol 
  • Cyflyrau iechyd corfforol neu feddyliol 
  • Gallu i gyflawni gweithgareddau o ddydd i ddydd (os bydd ymatebydd yn dweud bod ganddynt gyflwr iechyd corfforol neu feddyliol) 
  • Crefydd 
  • Iaith a ffefrir (opsiwn arall pan all iaith gael ei phennu) 

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

  • deall tueddiadau lleol i ddatblygu atebion lleol.
  • ymgymryd â gwella dan arweiniad y sector trwy feincnodi.
  • cyfrannu at ddiwallu amrywiol ofynion deddfwriaethol ynglŷn ag ymgysylltu ac ymgynghori: 
    • Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015  
    • Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

  • 9(g) - mae prosesu’n angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol.

Nid ydym yn casglu unrhyw data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Mae’ch data personol yn cael ei rannu â’r sefydliadau partner â restrir;

  • Data Cymru

Data Cymru sy’n cynnal yr arolwg hwn ar ran y Cyngor. Mae’r cwestiynau craidd sy’n cael eu gofyn i chi yn cael eu gofyn mewn llawer o gynghorau lleol erail ledled Cymru hefyd fel rhan o ddull ehangach o glywed oddi wrth breswylwyr.

Mae’r data hwn yn cael ei rannu at ddiben cefnogi cynghorau lleol i gefnogi cynghorau lleol i ddiwallu’r dyletswyddau ymgysylltu presennol hyn a dyletswyddau posibl y dyfodol.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • Ffeiliau electronig ar weinyddion diogel
  • Bydd Data Cymru yn storio ymatebion gwreiddiol i’r arolwg ar feddalwedd SmartSurvey.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Bydd y Cyngor yn cael gwared ar arolygon papur ar ôl iddynt gael eu digideiddio i osgoi dyblygu ac i wella diogelwch.

Bydd Data Cymru yn cadw data personol am 3 blynedd. Ar ôl i’r cyfnod hwn ddod i ben, byddwn yn dileu’ch data.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: (Jan Whitham, Engagement Officer, GetInvolved@torfaen.gov.uk)

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 28/11/2024 Nôl i’r Brig