PN159 - Hysbysiad Preifatrwydd Trawsgrifio Cyfarfodydd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Pob
Maes gwaith: Pob
Manylion Cyswllt: Kevin Davies kevin.davies@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Trawsgrifio Cyfarfodydd

Data Controller: Torfaen County Borough Council, c/o Civic Centre, Pontypool NP4 6YB

If you wish to raise a concern about the handling of your personal data, please contact the Data Protection Officer on 01495 762200 or email dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu wrth recordio cyfarfodydd wyneb yn wyneb, o bell neu hybrid dros Microsoft Teams i’n galluogi i lunio cofnodion y cyfarfodydd o drawsgrifiadau. I gael rhagor o wybodaeth am y ffordd y bydd y Cyngor yn prosesu'r data a gesglir mewn cyfarfodydd, gweler Hysbysiadau Preifatrwydd Y Meysydd Gwasanaeth

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni’n uniongyrchol gennych chi ac fe'i defnyddir i'ch adnabod chi fel siaradwr mewn cyfarfodydd rydych chi wedi bod ynddynt, gan sicrhau bod eich cyfraniad yn cael ei gofnodi'n gywir.

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan y rheiny sy’n cymryd rhan yn y cyfarfod, os yw’r testun dan sylw yn gysylltiedig â chi

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Trwy ddefnyddio technoleg Trawsgrifio sydd ar gael yn Microsoft Teams
  • O ryngweithio llafar rhwng cyfranogwyr cyfarfodydd

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r trawsgrifiad yn casglu:

  • Eich “print llais” personol
  • Eich enw a/neu eich enw defnyddiwr
  • Eich cyfeiriad e-bost
  • Eich cyfranogiad yn y cyfarfod

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Gan ddibynnu ar natur y cyfarfod, efallai y byddwn yn casglu'r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data personol yn datgelu aelodaeth unedau llafur
  • data biometrig (print llais)
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu 'n allanol gyda sefydliadau sy'n cymryd rhan sy'n cael copïau o'r allbwn (cofnodion, nodiadau neu bwyntiau gweithredu) at ddibenion gwybodaeth neu weithredu. Bydd cadeirydd/trefnydd y cyfarfod yn dweud wrth y cyfranogwyr gyda phwy y mae’r wybodaeth yn debygol o gael ei rhannu. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Asiantaethau partner fel yr Heddlu a'r Gwasanaeth Iechyd, ond heb fod yn gyfyngedig i’r rhain,
  • Trydydd partïon sy'n gweithio o dan gontract i'r Cyngor

Sylwer, bydd y trawsgrifiad llawn ar gael i bersonél allweddol y Cyngor yn unig ar gyfer y cyfnod prosesu i greu’r allbwn gofynnol.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar:

  • Denant Microsoft 365 y Cyngor
  • Gellir storio allbynnau mewn ardaloedd eraill ar rhwydwaith diogel yn unol â hysbysiad preifatrwydd y maes gwasanaeth ei hun.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Cedwir data trawsgrifio nes bod yr allbwn gofynnol (cofnodion, nodiadau neu bwyntiau gweithredu) wedi'i gwblhau a'i gytuno. Yna caiff ei ddileu.
  • Mae "printiau llais" a ddefnyddir ar gyfer pennu siaradwyr mewn trawsgrifiadau yn cael eu dileu'n ddiogel:
    • Ar gyfer staff, os nad ydynt wedi defnyddio'r swyddogaeth am 12 mis
    • Ar gyfer y rhai nad ydynt yn staff, ar ôl creu’r trawsgrifiad
    • I bawb, os gofynnir amdanynt yn rhan o'u Hawl i Ddileu

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kevin Davies, kevin.davies@torfaen.gov.uk – Swyddog Rheoli Cleientiaid TGCh

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 23/09/2024 Nôl i’r Brig