PN157 - Hysbysiad Preifatrwydd Y Tîm Digidol, Data a Thechnoleg

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes gwaith: Cwsmeriaid, Digidol a TGCh
Manylion Cyswllt: Kevin.davies@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Y Tîm Digidol, Data a Thechnoleg

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae tîm Digidol, Data a Thechnoleg Torfaen yn cefnogi meysydd gwasanaeth sy'n darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddynt. Mae'r gwaith hwn yn golygu y gallwn brosesu a/neu weld gwybodaeth a gedwir mewn perthynas â'r meysydd gwasanaeth hyn ar eu rhan. Mae'r Cyngor yn gofyn am y wybodaeth hon er mwyn darparu'r gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt ac i gyflawni ei swyddogaethau statudol.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi wrth i chi ymgysylltu â’r tîm.

Rydym yn cael gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol o feysydd gwasanaeth eraill, neu eu hasiantaethau partner, lle rydych wedi rhoi gwybodaeth iddynt.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Dros y ffôn
Galwadau fideo
Cynadleddau fideo/cyfarfodydd gan gynnwys recordio fideos a thrawsgrifio
Ffurflenni papur
E-bost
Ffurflenni electronig
Cofnodi cofnodion yn electronig

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Gellid gweld gwybodaeth bersonol defnyddwyr gwasanaethau a staff yn y broses o ddarparu gwasanaethau ar gyfer ein meysydd gwasanaeth, a gallai gynnwys y canlynol, er nad yw’n gyfyngedig iddynt:

enw
cyfeiriad
dyddiad geni
rhyw
rhywedd
ethnigrwydd
statws anabledd
rhif ffôn
cyfeiriad e-bost
gwybodaeth ariannol
gwybodaeth am ffordd o fyw
cofnodion contract a chyflogaeth
eich "print llais" personol
wrth i chi gymryd rhan mewn cyfarfodydd
unrhyw wybodaeth arall a gofnodir ar ôl dod i gyswllt â gwasanaethau'r Cyngor

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Er nad ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu ddata troseddol yn fwriadol, gallai gwybodaeth o’r fath fod wedi’i chynnwys mewn gwybodaeth a gyrchir neu a brosesir gan aelodau'r Tîm tra'n darparu gwasanaethau neu gyngor ar gyfer ein meysydd gwasanaeth.

Pan fo data categori arbennig wedi cael eu casglu, cânt eu prosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 9 o GDPR y DU.

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol gyda’r staff priodol yn unig lle bo hynny’n angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu rolau. Mae pob aelod o’r tîm Digidol, Data a Thechnoleg yn sicrhau y cedwir cyfrinachedd pan fo angen cael mynediad at y wybodaeth hon arnynt.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn y mannau canlynol:

rhwydwaith corfforaethol diogel
cronfeydd data TG diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data. Mae manylion hyn yn ein cytundebau ac mae’n cael ei fonitro trwy ein proses cydymffurfiad â chytundebau.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kevin Davies, Swyddog Rheoli Cleientiaid TGCh yn ICTClientTeam@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2^il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 06/11/2024 Nôl i’r Brig