PN156 - Hysbysiad Preifatrwydd Symudiadau a Reolir

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
Maes Gwaith: Derbyniadau/ADY
Manylion Cyswllt: Kathryn Worwood
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Symudiadau a Reolir

Rheolydd Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Canolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Cesglir data er mwyn cefnogi'r broses Bontio mewn Ysgolion.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu’n cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych er mwyn i ni fod â'r wybodaeth bersonol am rieni/gofalwyr a disgyblion er mwyn diwallu eu hanghenion.

A/NEU

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan ysgolion, Gofal Cymdeithasol, asiantaethau eraill ac Awdurdodau lleol eraill i gefnogi'r broses Bontio mewn Ysgolion.

Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?:

  • Ffurflenni electronig
  • Ffôn
  • Atgyfeiriadau

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm Derbyniadau/panel Symudiadau a Reolir yn casglu

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Rhywedd 
  • Statws perthynas
  • Cyflyrau meddygol / anabledd
  • Cofnod presenoldeb
  • Cofnod academaidd
  • Manylion Cyswllt trwy'r Ffôn
  • Cyfeiriad e-bost
  • Enw’r Plentyn
  • Manylion Plant Mewn Gofal
  • Yr ysgol maen nhw'n ei mynychu
  • Manylion Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Manylion am frodyr a chwiorydd
  • Trais Domestig
  • Ymyraethau gyda Disgyblion
  • Manylion gwaharddiadau / ymddygiad
  • Cysylltiad Gofal Cymdeithasol / asiantaethau
  • Data Arholiadau / Profion/ asesiadau
  • Manylion plant Lluoedd Arfog
  • Data Prydiau Ysgol am Ddim
  • Manylion Gofalwyr Ifanc
  • Crefydd
  • Ethnigrwydd
  • Data Iaith y Cartref/Saesneg fel Iaith Ychwanegol
  • Data diogelu

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

(Cod Derbyniadau Ysgol Llywodraeth Cymru, Gorffennaf 2013 a Deddf Safona a Fframwaith Ysgolion 1998). Llywodraeth Cymru, Symudiadau a Reolir yn Effeithiol, Chwefror 2011.

Categorïau arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A/NEU

  • Data Troseddau Ieuenctid

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, caiff hwn ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 o GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol dim ond gyda’r staff priodol ble mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Gall eich data hefyd gael ei rannu'n allanol gyda sefydliadau at ddibenion  gwybodaeth yn unig a chyngor. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:

  • Ysgolion
  • Gofal Cymdeithasol ac adrannau eraill y Cyngor
  • Yr Heddlu
  • Awdurdodau Lleol eraill
  • Aelodau panel Symudiadau a Reolir
  • Y Swyddfa Gartref
  • Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan
  • Bydd data cydgasgledig neu ddienw yn cael ei ddanfon at Lywodraeth Cymru a'r Fforwm Derbyniadau Ysgolion

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Nac ydy

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu’n cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Rhwydwaith Ddiogel
  • Storfa ddiogel i gopïau papur a chaled hyd nes y cânt eu sganio

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd partïon  i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Dyddiad Geni a 25 mlynedd pellach

Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data?

Nac ydym

Eich hawliau

Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kathryn Worwood, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB. kath.worwood@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 15/08/2024 Nôl i’r Brig