PN155 - Hysbysiadau Cosb Benodedig - Presenoldeb Ysgol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Plant a Theuluoedd - Addysg
Maes Gwaith: Gwasanaeth Lles Addysg
Manylion Cyswllt: Sarah Allard
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Hysbysiadau Cosb Benodedig - Presenoldeb Ysgol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn wedi'i gynllunio i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch chi, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef a'r mesurau diogelu sydd ar waith i'w ddiogelu pan fyddwn yn derbyn, prosesu a chyhoeddi Hysbysiadau Cosb Benodedig.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu'n anuniongyrchol i ni gan ysgolion

A

Gallwn dderbyn gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gan rieni/gwarchodwyr.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth:

• Systemau rheoli gwybodaeth
• Gwybodaeth a rennir yn uniongyrchol gan ysgolion dros y ffôn, mewn e-byst a llythyrau.
• Gwybodaeth uniongyrchol gan rieni sy'n cael ei chasglu dros y ffôn, mewn e-byst a llythyrau.
• Hysbysiad Cosb Benodedig Capita

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi ?

Mae'r Gwasanaeth Lles Addysg yn casglu:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Enw a manylion cyswllt rhieni/gofalwyr
• Manylion am bwy sydd â gofal o ddydd i ddydd am y plentyn/person ifanc
• Yr ysgol bresennol
• Data presenoldeb yn yr ysgol
• Anghenion Dysgu Ychwanegol
• Statws Plentyn Sy’n Derbyn Gofal
• Gwybodaeth feddygol gan yr ymgynghorydd, meddyg teulu a/neu nyrs ysgol.
• Nodiadau cyfarfodydd
• Nodiadau sgyrsiau dros y ffôn
• Unrhyw wybodaeth berthnasol arall y gall ysgolion ei darparu

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol data?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Mae arnom ei angen i gyflawni tasg gyhoeddus.

• Rheoliadau Addysg (Hysbysiadau Cosb) (Cymru) 2013

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:  

• data sy’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn ei gasglu dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael eu rhannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle bont yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael eu rhannu’n fewnol gydag adrannau eraill, ac yn allanol gyda sefydliadau i gyflwyno Hysbysiadau Cosb Benodedig.  Gallai’r rhain gynnwys y canlynol ond nid ydynt wedi eu cyfyngu iddynt:

• Darparwyr addysg, Gofal Cymdeithasol, Teuluoedd yn Gyntaf, gwasanaethau cyfreithiol, ein tîm gweinyddu mewnol a Gov.UK Notify.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn mynd ar goll, cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael eu storio’n ddiogel ar:

• Rhwydwaith ddiogel.

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti dan sylw, ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba hyd mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

• Dyddiad geni +25 mlynedd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

• Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
• Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
• Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
• Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
• Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
• Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
• Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
• Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch â: Sarah Allard, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl. NP4 6YB. Sarah.Allard@Torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost ar Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 17/09/2024 Nôl i’r Brig