PN029 - Hysbysiad Preifatrwydd Darpariaeth Gwasanaeth i'r Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac Oedolion

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gofal Cymdeithasol 
Maes gwaith: Gwasanaethau Oedolion
Manylion Cyswllt: eunice.jones@torfaen.gov.uk
Maes gwaith: Gwasanaethau Plant ac Oedolion
Manylion Cyswllt:  eunice.jones@torfaen.gov.uk
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: PN029 - Darpariaeth Gwasanaeth i’r Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac Oedolion

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae Gofal Cymdeithasol Torfaen yn cadw gwybodaeth amdanoch chi a'ch teulu er mwyn prosesu ceisiadau am ofal ac anghenion cefnogaeth. Mae angen y wybodaeth hon ar y Cyngor i gyflenwi’r gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt ac i gyflawni ei swyddogaethau statudol. 

Sut fydd fy ngwybodaeth yn cael ei ddefnyddio?

  • I asesu a chynllunio ar gyfer eich anghenion ac anghenion eich teulu
  • I sicrhau eich bod chi a'ch teulu yn cael eich cadw'n ddiogel
  • I'w rhannu gydag eraill sy'n gweithio gyda chi a'ch teulu
  • Bydd peth o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru
  • I wella a chynllunio'n gwasanaethau

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi.

A

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan eraill sy’n eich adnabod, er enghraifft, Iechyd, Addysg, Yr Heddlu.  Mae’r Cyngor yn cyflwyno darpariaethau i warchod preifatrwydd unigolion trwy gydol y broses hon.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Dros y ffôn
  • Cyfarfodydd wyneb yn wyneb
  • Galwadau fideo
  • Cynadleddau / cyfarfodydd fideo gan gynnwys recordio a thrawsgrifio fideo
  • Ffurflenni papur
  • Ffurflenni electronig
  • Recordio cofnodion yn electronig
  • Ebost

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol fel:

  • enw
  • cyfeiriad 
  • dyddiad geni 
  • rhyw
  • rhywedd  
  • ethnigrwydd
  • statws anabledd  
  • rhif ffôn 
  • cyfeiriad e-bost 
  • gwybodaeth ariannol
  • gwybodaeth ffordd o fyw
  • cofnodion cytundebol a chyflogaeth
  • Eich “print llais” personol at ddibenion trawsgrifiadau
  • Eich cyfranogiad mewn cyfarfodydd

Efallai bydd y Gwasanaethau Cymdeithasol hefyd yn dal ac yn cadw gwybodaeth fwy penodol, gan gynnwys:

  • Manylion am eich anghenion ym mhob agwedd ar eich bywyd (e.e. gofal a chymorth)
  • Manylion aelodau’r teulu a pherthnasau yn a thu allan i’ch aelwyd
  • Enwau a manylion cyswllt eich perthnasau agos a/neu ofalwyr
  • Manylion unrhyw wasanaethau eraill yr ydych yn eu derbyn
  • Asesiadau ac adroddiadau
  • Gwybodaeth mae sefydliadau eraill (e.e. iechyd, ysgolion neu gartrefi gofal) yn ei rhoi i ni i’n helpu ni i ddeall eich sefyllfa a’ch anghenion
  • Cofnodion unrhyw ymweliadau neu gyswllt
  • Manylion eich iechyd â’ch galluedd meddyliol
  • Colli Rhyddid
  • Manylion eich iechyd Corfforol
  • Manylion eich Lles
  • Manylion eich deilliannau Personol
  • Cofnod troseddol
  • Cyfiawnder Adferol
  • Cyhuddiadau o gamdriniaeth neu esgeulustra yn eich erbyn
  • Cyhuddiadau neu bryderon a fynegwyd ynglŷn â’ch ymddygiad neu bryderon diogelu gennych chi am bobl eraill

Rydym hefyd yn cadw cofnod o unrhyw gysylltiad gyda chi, eich teulu neu unrhyw un sy’n gwybod amdanoch chi. Rydym yn cofnodi'r holl wybodaeth gyda’ch caniatâd chi neu ganiatâd rhywun â chyfrifoldeb rhiant. Os ydym ni neu eraill yn bryderus amdanoch chi â’ch teulu, mae hawl gennym i gasglu gwybodaeth heb eich caniatâd. Rydym yn gwneud hyn o dan ddeddfwriaeth diogelu neu ddeddfwriaeth gofal cymdeithasol arall.  

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Nodwch os gwelwch tyn dda, efallai byddwn yn gofyn am ganiatâd i ymgysylltu â gwasanaeth, serch hynny nid caniatâd yw’r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol oni bai dywedir yn wahanol.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd (cofnodion gofal ac iechyd)
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
  • data biometrig (print llais)

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

  • Cofnod GDG
  • Cofnod troseddol

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau. Mae’n rhaid i unrhyw un sy’n helpu Plant a Theuluoedd gydag unrhyw wybodaeth gytuno i gadw’r wybodaeth yma’n gyfrinachol.  

Efallai bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau partner i alluogi’r Cyngor i brosesu’ch cais a chydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Yr Adran Waith a Phensiynau ac adrannau eraill y Llywodraeth 
  • Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig  
  • Heddlu
  • Darparwyr Gofal Cymdeithasol 
  • Darparwyr Trydydd Sector
  • Llywodraeth Cymru
  • Addysg
  • Llysoedd Teulu / Troseddol
  • Awdurdodau lleol eraill
  • Archwilwyr
  • Rheoleiddwyr allanol
  • Gweithgor Iechyd a Diogelwch
  • Ystâd Ddiogel - Carchardai
  • Gwasanaeth Erlyn Cenedlaethol
  • Eich cyflogwr (os ydych chi’n berson proffesiynol / gwirfoddolwr sy’n destun cyhuddiadau o gamdriniaeth / esgeulustra)

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Mewn rhai achosion efallai bydd y rhai sy'n derbyn y tu allan i'r DU. Mae hyn yn golygu y gall eich data personol gan ei drosglwyddo i'r tu allan i’r AEE i awdurdodaeth na fydd efallai'n cynnig lefel o ddiogelwch fel sy'n ofynnol yng ngwledydd yr AEE. Os digwydd hyn, mae'n ofynnol i ni wirio bod diogelwch priodol yn cael ei weithredu er mwyn diogelu'ch data yn unol â chyfreithiau perthnasol

Mae’r adran isod yn rhoi manylion y wybodaeth a rennir gyda Llywodraeth Cymru.  

Bydd peth o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru. Bydd hyn yn eu helpu i gwblhau ymchwil i wella'r gofal a'r gefnogaeth sy'n cael ei rhoi i chi a phobl eraill yng Nghymru. Bydd y wybodaeth yn cael ei rhannu'n gyfreithlon ac yn cael ei defnyddio gan Lywodraeth Cymru dim ond ar gyfer ymchwil i gefnogi busnes swyddogol.

Pa wybodaeth fydd yn cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru?

Byddwn yn rhannu peth gwybodaeth bersonol amdanoch chi, fel:

  • Dyddiad geni
  • Rhywedd
  • Grŵp Ethnig
  • Statws anabledd
  • Gwybodaeth arall ar iechyd
  • Manylion sylfaenol y gofal neu'r gefnogaeth a roddir i chi
  • Gwybodaeth o'ch ysgol am eich addysg

Serch hynny, ni fyddwn yn rhannu:

  • Eich enw
  • Enwau eich teulu a/neu ofalwyr
  • Eich cyfeiriad

Sut fydd fy ngwybodaeth yn cael ei defnyddio gan Lywodraeth Cymru?

  • I helpu gyda chynllunio gwasanaethau i bobl yng Nghymru
  • I fesur pa mor dda mae gwasanaethau'n cael eu darparu fel y gallan nhw gael eu gwella
  • I helpu i wneud ymchwil i les pobl - gall hyn gynnwys cyfuno'r wybodaeth gyda gwybodaeth arall e.e. data iechyd neu addysg

Serch hynny,

  • fydd unrhyw gamau'n cael eu cymryd mewn perthynas â chi'n bersonol
  • Ni fyddwch yn cael eich adnabod mewn unrhyw adroddiadau
  • Ni fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu na'i chyfuno mewn ffordd a allai arwain at eich bod yn cael eich adnabod.

Beth yw fy hawliau mewn perthynas â'r defnydd o fy nata?

  • Hawl i gael eich hysbysu (yr hysbysiad yma)
  • Hawl mynediad at ddata personol y mae Llywodraeth Cymru cadw mewn perthynas â chi
  • Yr hawl i gywiro unrhyw beth anghywir yn y data hwnnw
  • Hawl (mewn rhai amgylchiadau) i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu'ch gwybodaeth
  • Hawl (mewn rhai amgylchiadau) i'ch data gael ei ‘ddileu’
  • Hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n reoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Ydy fy ngwybodaeth yn ddiogel?

Bydd y wybodaeth a gaiff ei rhannu â Llywodraeth Cymru'n cael ei danfon a'i storio'n ddiogel. Bydd yn cael ei rhannu dim ond ag eraill gyda rheolaeth gofalus, er mwyn sicrhau ei bod yn cael ei defnyddio dim ond yn y ffyrdd a restrir yma.

Ydy casglu'r data'n gyfreithlon?

Mae Llywodraeth Cymru'n casglu'r data gan ddefnyddio pwerau mewn deddfwriaeth ac i sicrhau ein bod yn gallu cyflenwi swyddogaethau cyhoeddus a gofynion statudol.

Am ba mor hir fyddwch chi'n cadw'r data?

Bydd Llywodraeth Cymru’n cadw’r data hyd ben-blwydd y plentyn / oedolyn yn 25.  Ar ôl yr amser yma bydd y data’n cael ei wneud yn ddienw ac yn parhau i gael ei ddefnyddio at ddibenion ystadegol. 

Gwybodaeth Bellach

Am ddisgrifiad llawn o'r wybodaeth sy'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru; eich hawliau a'r wybodaeth gyfreithiol berthnasol; a chwynion, ysgrifennwch atom ni yn y cyfeiriad isod:-

Tîm Casglu Data
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddol
Llywodraeth Cymru
Llawr 4 De, CP2, Adeiladau'r Goron
Parc Cathays, Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: stats.pss@gov.wales

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • rhwydwaith corfforaethol diogel
  • cronfa ddata TG diogel – System Gwybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (WCCIS)

Pan fo’r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig.  Mae gan y trydydd partïon yma hefyd ddyletswydd cyfrinachedd ac mae’n rhaid iddyn nhw gyflwyno camau priodol i sicrhau diogelwch y data.  Mae manylion hyn yn ein cytundebau ac mae’n cael ei fonitro trwy ein proses cydymffurfiad â chytundebau.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Mae'r amserau hynny wedi eu rhestru isod:

  • Mabwysiadu - 100 mlynedd
  • Plant mewn Gofal - 75 mlynedd
  • Diogelu Plant - 35 mlynedd
  • Diogelu Oedolion - 15 mlynedd
  • Gofal a Chymorth (rhan 4) - 10 mlynedd
  • Gofalwyr Maeth - 75 mlynedd
  • Goruchwyliaeth Statudol - 25 mlynedd
  • Marwolaeth - 10 mlynedd
  • Euogfarn o Droseddau yn Erbyn Plant - 125 mlynedd
  • Oedolion â/heb Anableddau - 8 mlynedd
  • Pobl Hŷn - 8 mlynedd
  • Therapi Galwedigaethol -  8 mlynedd
  • Prydiau Cymunedol -  6 mlynedd
  • Iechyd Meddwl -  10 mlynedd
  • Grantiau -  8 mlynedd
  • Ffeiliau Cartrefi Preswyl -  25 mlynedd
  • Teuluoedd yn Gyntaf -  10 mlynedd
  • Data trawsgrifio - unwaith y bydd allgynnyrch wedi ei gwblhau
  • Printiau - unwaith y bydd allgynnyrch wedi ei gwblhau
  • Recordiadau fideo o gyfarfodydd - unwaith y bydd allgynnyrchwedi ei gwblhau

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na. Nid yw Gofal Cymdeithasol yn defnyddio eich data i wneud penderfyniadau’n awtomataidd neu broffilio. 

Serch hynny, efallai y byddwn yn ymgymryd â pheth proffilio data â llaw i alluogi cynhyrchu gwybodaeth ystadegol neu ddata sy’n goleuo datblygiad y gwasanaeth.    

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Gofal Cymdeithasol trwy SocialCareInformationRequests@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 05/11/2024 Nôl i’r Brig