PN018 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Etholiadol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes gwaith: Etholiadau
Manylion Cyswllt: voting@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaethau Etholiadol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Ein diben wrth gasglu eich data personol yw prosesu eich cais i gofrestru i bleidleisio, a (lle’r ydych yn rhoi eich manylion cyswllt) i gyfathrebu â chi am eich cofrestriad ac am yr etholiadau sydd ar droed.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi drwy eich cais i gofrestru i bleidleisio a cheisiadau i bleidleisio yn eich absenoldeb a ffurflenni enwebu a datganiadau ymgeiswyr.

A

Rydym yn cael gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gan yr aelod o’r aelwyd sy’n llenwi’r ymateb i’r canfasio.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni cais - Gwahoddiadau i Gofrestru
  • Ffurflenni cais - Cyfathrebiadau Canfasio
  • Ceisiadau Ar Gyfrifiaduron; er enghraifft www.registertovote.service.gov.uk
  • Yr holl geisiadau a dderbynnir drwy system Idox
  • Trwy alwad ffôn
  • Trwy e-bost
  • Trwy lythyr
  • Trwy ymweliad personol i'r Ganolfan Ddinesig

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm Etholiadol yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Cenedligrwydd
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Cyfeiriad E-bost
  • Rhif Ffôn
  • Ffotograffau ar gyfer ID Pleidleisiwr
  • Llofnodion ar geisiadau i bleidleisio yn eich absenoldeb

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

I gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor

Mae adran 9, Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gynnal cofrestr o etholwyr tra bod Adran 10 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gynnal canfasiad blynyddol ar bob eiddo.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Nid ydym yn casglu unrhyw gategori arbennig na data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau. Bydd y data hwn yn cynnwys manylion yr etholwyr hynny sydd wedi dewis peidio â chael eu cynnwys.

I wirio pwy ydych chi, bydd y data rydych chi'n ei ddarparu yn cael ei brosesu gan y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa'r Cabinet. Yn rhan o'r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gyda'r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sy'n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol. Cewch ragor o wybodaeth am hyn yma: Hysbysiad Preifatrwydd – Cofrestrwch i bleidleisio – GOV.UK

Mae gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen hawl i dderbyn copi o'r gofrestr etholiadol (Rhe. 107 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau, gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Mae gan Gynghorwyr yr hawl i'r gofrestr ar gyfer eu rhanbarth etholiadol (Rhe. 103 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan AS yr hawl i'r gofrestr ar gyfer eu hetholaeth (Rhe. 103 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru yr hawl i'r gofrestr ar gyfer eu hetholaeth neu eu rhanbarth (Rhe. 103 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan ymgeiswyr mewn etholiadau hawl i'r gofrestr ar gyfer y sedd y maen nhw'n ceisio amdani (Rhe. 108 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan swyddfeydd etholaethau gwleidyddol lleol hawl i'r gofrestr sy'n cwmpasu eu hetholaeth (Rhe. 105 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan gyngor tref neu gymuned hawl i'r gofrestr sy'n cwmpasu eu hardal (Rhe. 107 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan blaid wleidyddol gofrestredig neu drydydd parti cydnabyddedig (a chyfranogwyr a ganiateir mewn refferenda) hawl i dderbyn copi o'r gofrestr lawn (Rhe. 109 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan yr heddlu hawl i gopi o'r gofrestr lawn (Rhe. 109 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru hawl i gopi o'r gofrestr lawn (Rhe. 97 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan y Comisiwn Etholaethol hawl i gopi o'r gofrestr lawn (Rhe. 100 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan y Comisiwn Ffiniau hawl i gopi o'r gofrestr lawn (Rhe. 101 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan Swyddog Canlyniadau etholaeth Torfaen hawl i gopi o'r gofrestr ar gyfer ei ardal (Rhe. 98 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan Asiantaethau Cyfeirio Credyd hawl i dderbyn copi o'r gofrestr lawn at ddibenion cynnal gwiriadau credyd wrth dalu'r ffi statudol. (Rhe. 113 ac 114 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Gall adrannau'r Llywodraeth hefyd brynu'r gofrestr lawn (Rhe. 113 ac 114 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan y Gwasanaeth Llysoedd hawl i dderbyn y gofrestr er mwyn galw ar drigolion am wasanaeth Rheithgor (Deddf Rheithgorau)
  • Rhaid gwerthu’r gofrestr olygedig i unrhyw berson sy’n gofyn am gopi, dim ond manylion yr etholwr hynny sydd wedi dewis peidio ag optio allan fydd yn cael eu cynnwys (Rhe. 110 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Ceisiadau mynediad ar gyfer atal Trosedd - Gellir darparu gwybodaeth bersonol os yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod y rheolau at ddibenion atal a chanfod troseddau, neu ddal neu erlyn troseddwyr wedi'u bodloni.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • Mae ffurflenni papur yn cael eu storio mewn ffeiliau diogel
  • Mae ffurflenni electronig yn cael eu storio ar ein gyriannau diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Cofrestrau Etholiadol - 15 mlynedd er mwyn gwirio hawl i gofrestru etholwyr o dramor.
  • Ffurflenni Ymwadiad Cofrestr Etholiadol - blwyddyn
  • Dynodwyr Pleidlais Absennol - 3 neu 5 mlynedd yn dibynnu ar y math o bleidlais yn eich absenoldeb ac yna’i ‘adnewyddu’ neu ddileu a dileu’r hawl i bleidleisio drwy’r post / drwy ddirprwy.
  • Ffurflenni Cofrestru (gan gynnwys Ffurflenni Ymholiad yr Aelwyd a Gwahoddiadau i Gofrestru) am oes y cofrestriad hwnnw (1 Flwyddyn)
  • Mae dogfennau etholiadol yn cael eu storio'n ddiogel am flwyddyn.
  • Mae ffurflenni cyfeiriad cartref ymgeisydd mewn etholiad Seneddol yn cael eu dinistrio ar yr 21ain diwrnod ar ôl i'r aelod ddychwelyd.
  • Mae treuliau etholiad ymgeisydd yn cael eu cadw'n ddiogel am ddwy flynedd (ac eithrio treuliau ymgeisydd tref/cymuned sy’n cael eu storio am 1 flwyddyn)

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Caroline Genever-Jones, Rheolwr Etholiadau a Materion Busnes E-bost: Caroline.Genever-Jones@Torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk  

 

Diwygiwyd Diwethaf: 20/08/2024 Nôl i’r Brig