PN013 - Hysbysiad Preifatrwydd Cyfathrebu

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC/PSSU
Maes gwaith: Cyfathrebu
Manylion Cyswllt: pressoffice@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cyfathrebu

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad yma’n amlinellu’r ffyrdd y mae’r Tîm Cyfathrebu’n casglu ac yn prosesu eich data

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi, trwy’r ffôn, e-bost, E-ffurflen a neu gyswllt cyfryngau cymdeithasol.

Efallai byddwn hefyd yn derbyn eich gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol at ddibenion cyhoeddusrwydd neu farchnata o:

Adran arall o’r Cyngor
Aelod o’r Cyngor
Sefydliadau eraill (e.e. Y Gwasanaeth Brys, Landlord, Cymdeithasau Tai, partneriaid yn y trydydd sector) ynglŷn ag unigolyn

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Trwy’r ffôn, e-bost, cyfryngau cymdeithasol, yn ysgrifenedig neu’n bersonol
Ffurflenni cofrestru electronig fel tanysgrifiadau i e-fwletinau

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriadau e-bost
Lluniau fideo
Ffotograffau

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) y DU, y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw;

(a) Eich caniatâd. Mae angen hyn os ydych chi’n ymddangos mewn ffotograffau neu fideos a ddefnyddir ar gyfer hysbysebion neu’r cyfryngau neu os ydych chi'n tanysgrifio i dderbyn marchnata uniongyrchol gennym ni e.e. cylchlythyrau. Mae caniatâd yn berthnasol dim ond i’r diben penodol y rhoddwyd ef ar ei gyfer a gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl r unrhyw adeg. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw brosesu arall.

(e) Mae ein hangen arnom ni i berfformio tasg gyhoeddus. I fodloni dyletswydd y Cyngor i hysbysu ac ymgysylltu â thrigolion Torfaen a phartneriaid eraill.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Ni fyddwn yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu droseddol ar bwrpas.

Gall ffotograffau neu fideos gasglu data categori arbennig gan gynnwys:

data personol yn datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
data personol yn datgelu barn wleidyddol
data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
data’n ymwneud ag iechyd

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol gyda’r staff priodol yn unig lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau ar gyfer cyhoeddusrwydd cyfryngol a thrwy ddatganiadau i’r wasg wedi eu danfon trwy e-bost at sefydliadau a all gynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, BBC Cymru, ITV Cymru Wales a’r South Wales Argus. Gall unigolion hefyd gofrestru i dderbyn yr e-byst yma. Byddwn yn gofyn i chi hefyd o flaen llaw a ydych chi’n rhoi caniatâd i hyn.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu’n cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

Rhwydwaith Diogel
Cwmwl Diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Ffotograffau/Fideo – tair blynedd
E-ffurflenni– un flwyddyn

Ar Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Louise Day, Rheolwr Cyfathrebu, trwy e-bost: louise.day@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 17/07/2023 Nôl i’r Brig